Devenir organisé(e) et gagner du temps ?

s'organiser et gagner du temps

Si vous souhaitez devenir organisé(e), c’est que vous voulez probablement:

  • gagner du temps pour réaliser un projet pro ou perso
  • vous dégager du temps pour apprendre, que ce soit un loisir, ou autre
  • Gagner en temps de détente dans votre quotidien
  • Organiser un projet familiale, un tour du monde, un mariage, une construction de maison,….
  • devenir plus efficace dans votre travail

 La liste pourrait être très très longue….

Au premier abord, les sujets de cette liste paraissent très différents les uns des autres.

Et pourtant, elles ont énormément de points communs sur le plan de l’organisation, pour que ces désirs deviennent réalité.

L’erreur fondamentale, commise dans la plupart des cas, est l’absence d’objectifs claires et définis.

Comment prendre le chemin le plus court et le plus efficace si vous ne savez pas où vous allez ?

Prenez un peu de recul pour lire cet article, le but est de vous exposer des principes simples, que nous connaissons, mais que nous ne mettons pas naturellement en place.

Certains s’adapteront plus ou moins à votre situation.

L’organisation et l’efficacité sont étroitement liées, à quoi bon savoir planifier, si ce ne sont pas les bonnes actions ?!

Table des matières

Devenir organisé(e) quand on est "bordélique" :

Etes-vous vraiment bordélique ?

Si vous parlez simplement de rangement à la maison, c’est différent. La question est : est-ce que cela vous empêche de …?

Vous sentez-vous débordé ?

Les personnes débordées ne sont pas forcément inefficaces, rien à voir !

Peut-être se planifient-t-elles des journées de 7h sur une journée de 7h , et il n’y a aucune place à l’imprévu.

Un imprévu peut se matérialiser de différentes façons, mais dans n’importe quelle situation, il y en aura.

Quand vous prévoyez une longue route et sa durée, vous ajoutez une ou plusieurs posent pour un arrêt technique et vous restaurer ?

Parce que c’est évident et vous savez que votre corps en a besoin.

Mais définir des besoins pour un projet nouveau, où vous n’avez pas ou peu d’expérience, sera moins facile et vous vous rendrez compte au fur et à mesure de son avancé que vous avez oublier des éléments.

Si l’on parle du quotidien, débordé par la travail, la gestion familiale et les tâches ménagères, ce n’est pas si différent et vous allez comprendre au fur et à mesure de cette lecture.

Nous courrons tous après le temps.

Cette ressource illimité nous permet, par définition de nous organiser.

Devenir organisé(e), c’est optimiser l’utilisation de cette ressource…et c’est un métier, beaucoup de thérapeute, coach sportif ou professionnel en ont fait leur métier.

Certains grands noms ou entreprise que l’on associe au mot “réussite”, doivent leur succès aux personnes qui leur ont permis d’être efficaces dans un laps de temps défini.

Notre plus grand ennemi : nous-même !

Les habitudes ont la vie dure, et pour s’améliorer, quelque soit votre ou vos objectifs, il faudra en modifier certaines, en supprimer d’autres et/ou en prendre de nouvelles.

de bordélique à organisé(e)

Pour devenir organisé(e), commencez par définir vos objectifs et faîtes l'inventaire de votre temps :

Devenir organisé(e) commence avec un objectif :

Comme le dit si bien le chat à Alice (dans Alice au pays des merveilles), lorsqu’elle souhaite s’en aller et arriver n’importe où tant qu’elle arrive quelque part :

“Tu ne manqueras pas d’arriver quelque part tant que tu marches assez longtemps.”

Les personnes organisées avancent étape par étape vers un objectif précis.

Ces étapes sont définies à l’avance. Il avance en ligne droite.

A l’inverse, quelqu’un peu organisé, ajustera sa trajectoire au fur et à mesure qu’il avance. Il sera amené à faire marche arrière, il avancera en zig-zag. Ou pire, comme on le dit si bien “il tournera en rond! ” 😅

Exemple simple :

Vous souhaitez vous dégager 2h par semaine pour apprendre un instrument de musique (pour débuter, c’est suffisant)

L’objectif est assez simple : “se dégager 2h pour débuter”

D’ici quelques mois, vous ne serez plus débutant, et si vous ne changez pas d’objectif, vous stagnerez.

Vous pouvez augmenter la durée…mais ça ne suffira pas.

Changez pour : “D’ici un an, je veux savoir jouer ces 3 morceaux”

Et à partir de là, vous adapterez le planning et les étapes.

Bien entendu, votre objectif peut être de progresser vite car vous êtes devenu passionné, et dans ce cas , vous pouvez déléguer toute l’organisation à un professeur de musique…

De cette façon vous vous laissez guider et pouvez vous concentrer sur les exercices qu’il vous donne à faire dans la semaine.

Au même titre que l’on peut déléguer des tâches ménagères à la maison….

objectif pour s'organiser

Inconsciemment, nous nous sommes tous dit au moins une fois que “Les gens les plus riche se font conduire, ils ne préparent pas à manger et ne font aucune tâche ménagère, … “

Mais en fait, c’est parce que ce temps est alloué à la réalisation de leur objectif. 

Et c’est par la délégation que la plupart ont réussi !

Ils ne conduisent pas et utilisent ce temps pour répondre à des mails, passer leurs coups de fils,….

Comment occupez-vous votre temps aujourd'hui ?

Prenez un planning, 7 jours, 24h, et écrivez votre semaine type.

Il y a 3 catégories principales d’occupation du temps communes  à tout le monde:

  • Les besoins physiologiques : dormir, manger,….
  • Vos obligations : vie professionnelle, vie familiale, tâches quotidiennes (courses, ménage,…)
  • Loisirs et détentes
Écrivez ou coloriez, peu importe, les activités de la première catégorie.
Dormez-vous 7h ? 8h ?  9h le week-end ?

 

N’oubliez pas les temps de trajets pour les 2 autres catégories, vous constaterez qu’elles ont leur importance.

Ce planning est important à réaliser pour voir où nous pourrions gagner du temps, et les améliorations possibles.

faire l'inventaire du temps disponible

Exemple : devenir organisé(e) pour apprendre une langue étrangère

Alors, combien de temps dans les transports en commun ou en voiture ?

Que faîtes-vous de ce temps ?

Imaginons une heure par jour de transport à écouter de la musique.

Que se passerait-il si vous preniez 30 minutes pour suivre une chaîne Youtube ou suivre le programme d’une application pour apprendre cette langue ?

Vous êtes à peu près à 3h la semaine ?

Au bout d’une année, en enlevant des vacances, vous serez à plus de 100h de pratique et d’écoute !

C’est une petite habitude, qui au bout d’un laps de temps produit un résultat impressionnant.

Et vous l’avez déjà probablement fait dans le passé sans vous en rendre compte.

Vous avez essayé de marcher quelques minutes tous les jours, et au bout de quelques mois, vous commenciez à courir 😉

Quelques astuces toutes simples pour ne plus se sentir débordé(e) :

Notez que chaque cas est différent, entre un(e) étudiant(e), un jeune couple, un couple avec enfant, un couple avec enfant où les deux travaillent, un couple où les 2 travaillent et l’un des deux ne fait aucune tâches ménagères,…….

Votre situation personnelle est à inclure dans votre système d’organisation.

(Ceci dit en passant, pour les parents, n’hésitez pas à impliquer les enfants en leur attribuant des activités en cohérence avec leur âge. Vous pourriez être surpris, et la vie en communauté commence par la vie au foyer où tous les habitants s’impliquent )

Voici quelques principes de base :

La loi de Paretto :

Cette loi, aussi bizarre que cela puisse paraître démontre, à plus ou moins 10% près, que 20% de nos actions produisent 80% des résultats, que 20% des différents tâches et actions que l’on accomplies nous prennent 80% de notre temps.

20% des références d’un magasin produisent 80% du Chiffre d’Affaire.

…..

Cette loi peut s’appliquer à énormément de sujets différents.

Retenez qu’il est facile de tomber dans le piège de sélectionner une action qui se trouve dans les 20%, d’y consacrer du temps, et de pas avancer bien vite vers son objectif !

Reprenons notre exemple de langue étrangère, avec l’anglais…histoire d’être original.

Si vous voulez juste tester et connaître 2-3 mots, une vidéo par jour sur Youtube suffira.

Disons 5-10 minutes

Mais si votre objectif est de maîtriser coûte que coûte cette langue dans un an, partez en Angleterre, et appliquez au quotidien le contenu de la vidéo.

Dans cet exemple, une seule action change complètement le résultat que l’on peut obtenir.

Cette loi doit vous inciter à choisir la où les meilleures actions à mettre en place pour maximiser les résultats.

loi de paretto pour choisir tâche et s'organiser

Devenir organisé(e) en ayant des objectifs clairs :

Nous pourrions prendre comme exemple, un objectif de perte de pois, d’acquisition d’une compétence particulière, …..

Prenons un projet de construction de maison.

L’objectif est d’avoir une maison dans un lieu qui nous convient et dans laquelle chacun serait heureux d’habiter car elle correspondrait aux besoins de chacun.

La phrase classique ” Nous voulons une maison qui nous ressemble !”, dites ça à un professionnel…pensez-vous qu’il va vraiment pouvoir vous satisfaire avec cette information.

Commencez par définir “lieu qui vous convient” et listez les raisons pour lesquelles “chacun serait heureux d’y habiter”

Il va falloir du temps pour élaborer un avant-projet….

Mais ne serait-il pas plus judicieux, dans le cas d’un novice, d’allouer du temps à l’apprentissage de quelques notions importantes pour la réalisation d’un tel projet ?

Par où commencer ? 

Les étapes et les pièges de chacune ?

Quel professionnel choisir pour m’accompagner ? …..

Tout ça pour vous dire, que pour tout projet, pour toute organisation à mettre en place, il y a la mise en place d’objectif, de but à atteindre.

Sans cela, vous pourrez vous sentir submergé(e), désorganisé(e), à ne plus savoir où donner de la tête, car à chaque fois que vous avancez, il y a les imprévus qui viennent complètement saper votre organisation prévue !

Une organisation prévue ne peut être efficace que si elle est basée sur des objectifs clairs. Cette organisation ne doit pas être figée, elle doit être revue régulièrement, et modifiée si besoin.

Devenir organisé(e) en anticipant les imprévus :

Les imprévus font partis de la vie et les éradiquer tous est impossible.

Mais en éviter ou les intégrer à votre planning est possible….

Avec l’expérience, nous le faisons inconsciemment, notamment au travail.

Ou emmenant une chambre  à air de rechange si vous partez une semaine à vélo.

 

Le simple fait de penser à différents scénarios, émettre quelques hypothèses est essentiel.

Vous réfléchissez déjà à des solutions en cas d’imprévus…

 

Et votre planning ?

Si vous avez 7h pour une activité, vous n’allez pas en prévoir une de 9h….

Et pourtant, sans expérience, nous avons tous fait ces erreurs et tant mieux, car nous avons appris.

Et c’est à ce moment que votre organisation change, et que vous devenez meilleur de jour en jour.

Vous pouvez alors modifier votre planning, et vous vous adapter.

Et n’hésitez pas aussi à couper les parasites extérieurs afin de ne pas vous déconcentrer et rester productif, comme mettre votre portable en mode avion, ou désactiver le Wifi ou vos donnée mobiles.

Félicitez-vous !

“J’ai passé une sale journée, je n’ai rien fait aujourd’hui…”

C’est complètement faux !

Vous n’avez peut-être pas accompli ce que vous vouliez, vous avez peut-être résolu un problème qui vous a mangé 2h de votre temps.

Mais s’il se reproduit, vous saurez le gérer en 5 minutes, ou mieux vous savez maintenant comment l’éviter.

Alors, prenez du recul, posez vous. 

Même si tout ce qui était noté dans votre agenda n’est pas fait…et il arrive que vous n’ayez rien fait du tout, vous avez appris !

Et malheureusement, faire des erreurs est impensable dans certaines sociétés.

Nos notes à l’école dégringolaient à cause de nos erreurs.

Et pourtant, c’est grâce à elles que nous avons progressé.

Changez votre relation avec l’erreur et vous avancerez beaucoup plus vite, car vous ferez les choses au lieu des les remettre au lendemain…ou à bien plus tard…

restez motivé pour continuer de mieux s'organiser

2 livres incontournables sur l'organisation :

Il existe une pléthore d’ouvrage sur l’organisation et l’augmentation de notre efficacité à réaliser les choses.

Que ce soit pour le milieu professionnel, le quotidien ou pour un projet en particulier que vous aimeriez mettre en place efficacement.

Ceci dit, les 2 ouvrages que je vous présente, s’adapteront à n’importe quel profil.

Le classique " S'organiser pour réussir ", la méthode GTD de David Allen

Ce livre est la référence du sujet.

Très technique, sa lecture peut à certains moment paraître compliqué.

Ce n’est pas un livre à lire d’une traite.

Appliquer les principes et concepts exposés dans ce livre vous permettra un apprentissage durable, et d’avoir des résultats.

Lire le livre d’une traite sans rien appliquer n’a que peu d’intérêt.

Attention, il existe plusieurs versions de ce livre, dont une version plus “expert” et une version “Ado”.

Sans parler des versions reprenant et interprétant les propos de l’original.

>>Voir le résumé de l’édition originale

Définir des objectifs avec "The One Thing"

Si vous devez faire un choix pour commencer à apprendre et à devenir beaucoup plus efficace, c’est celui-ci.

A quoi savoir comment organiser un projet qui n’est pas défini ?

Ce livre vous apprend à poser votre objectif principale, et les objectifs de chaque étape , et ainsi de suite.

Une fois la route la plus rapide dessinée, il sera plus facile d’identifier l’organisation à mettre en place pour la réalisation de chaque sous-objectif.

Ce livre, de Gary Keller et Jay Papasan, est un incontournable du développement personnel.

Mais encore une fois, l’efficacité viendra de vous et de l’application des ces conseils et actions à mettre en place.

>> Voir le résumé de ce livre

Applications pour s'organiser :

Les outils de Google

C’est évident.

Et en même temps, les possibilités sont tellement énormes que la majorité d’entre nous les sous utilisent.

Connectez votre agenda avec celui de votre conjoint, inscrire une alerte ou ajoutez une note dans un de vos document, qu’il soit texte ou au format tableur et vraiment simple.

Et tous vos document peuvent être partagé avec qui vous voulez.

Que ce soit pour le pro ou le perso, vous devriez vraiment vous y intéresser si ce n’est déjà fait.

Avec la création d’un simple compte “Google”, vous avez accès à toutes les app ci-dessous, en plus d’un espace de stockage relativement confortable.

s'organiser avec les outils de google

Organiser vos documents avec l'App Evernote :

La paperasse…..

Certes, c’est important de conserver des documents important au format papier.

Mais à déplacer, ou penser simplement à les avoir sur soit n’est pas toujours évident.

Vous pouvez juste les prendre en photo et les avoir dans votre galerie…mais on est d’accord que rien n’est trié…

Evernote vous permet une gestion simplifier de vos prises de notes, de scan de documents, et de photos.

Vous pouvez avoir plusieurs projets en cours, capturez des pages internet que vous considérez intéressantes comme ressources pour votre projet.

Vous pouvez aussi scanner vos documents d’identité et les avoir toujours sur vous.

s'organiser avec evernote

Changez vos habitudes avec l'application Everyday :

Des études ont montrées qu’il fallait au 21 jours consécutifs pour qu’une action consciente se transforme en habitude.

Mais il est compliqué, et dans certaines situations, très difficile de changer des habitudes ou de s’en approprier de nouvelles.

L’application Everyday vous permet de noter vos habitudes actuelles que vous souhaitez garder ou d’en inscrire de nouvelles, comme 30 minutes de sport chaque jour.

Un tableau de réalisation de vos objectifs se rempli quotidiennement et vous aide à vous auto-coacher !

s'organiser et modifier ses habitudes avec everyday

Un expert de l'organisation :

Vous souhaitez aller plus loin pour retrouver du temps libre ?

Ou vous souhaitez tout simplement gagner en efficacité au quotidien ou dans votre cadre professionnel ?

N’hésitez pas à consulter le site de Thomas Girard.

Thomas est consultant en organisation personnelle, de la simple gestion de liste de tâche pour votre quotidien, à l’amélioration de votre efficacité professionnelle.

Que vous soyez indépendant, salarié, dirigeant ou même au foyer, son site regorge d’information pour alléger votre charge mentale.

Car ne l’oublions, au delà de vouloir toujours en faire plus, le plus important est que vous soyez bien dans  vos baskets pour mieux avancer vers ces objectifs et la réalisation de vos projets.

Thomas vous propose un guide offert et vous communique les bases pour s’organiser avec succès.